Direct Contact

Onderzoek Gemeenten SPP 2

LinkedIn
Facebook

In de maanden juli en augustus heeft GreenshootHR een beknopt onderzoek (10 vragen) uitgevoerd naar de mate waarin diverse gemeenten actief zijn met Strategische Personele Planning (SPP).
Dit is een terugkoppeling van onze bevindingen. Hierbij de 2e serie vragen; vraag 4, 5 en 6.
Per vraag geven wij ook een toelichting over de achterliggende gedachte bij deze vraag.

38% van de benaderde P&O-adviseurs en –verantwoordelijken heeft antwoord gegeven op de vragen die zijn gesteld. De inhoud van de reacties koppelen wij bij deze aan u terug. We doseren deze terugkoppeling enigszins, zodat de informatie die wij u zenden behapbaar blijft.
De volgende terugkoppeling zal gaan over de mate waarin organisaties gebruik maken van de informatie die dankzij het gesprek over prestatie en ontwikkeling beschikbaar komt.

Wij hopen dat u er uw voordeel mee kunt doen en blijvend beter wordt!

Vraag 4: Hoeveel inzicht hebben de volgende personen/doelgroepen in uw organisatie in de in vraag 3 genoemde onderdelen van de Strategische Personele Planning?

Van de benoemde groepen (HR-adviseur, Lijnmanagement, Directie, Ondernemingsraad, Georganiseerd Overleg, College, Raad) heeft de HR-adviseur –logischerwijs- het meeste inzicht. 20% heeft een geheel overzicht (waarde 5 op een schaal van 1 tot 5), 55% veel overzicht (4).
Daarna heeft het management (gem. 3,65) en de directie (3,20) nog een redelijk goed beeld.
De vertegenwoordiging van de medewerkers en de politiek hebben een marginaal inzicht.

Toelichting:

Personeel (directie, management en medewerkers) is een belangrijke kostenpost van een gemeentelijk apparaat. Daarnaast heeft de inhoudelijke kant van personeel een grote invloed op de kwaliteit van de resultaten van een gemeente. Juist die kwaliteit is voor College en Raad van grote invloed op het eigen politieke succes.
Dit gemeenschappelijke belang mag- naar onze mening- best wat vaker ‘op tafel’ komen, aangezien de ‘politiek’ de randvoorwaarden biedt om de benodigde resultaten te behalen. Een beter inzicht in de kostentechnische en inhoudelijke factoren van ‘personeel’ stelt hen in de gelegenheid om op een gerichtere manier een opdracht te verstrekken.

Op het vlak van medezeggenschap (OR, GO) is er een ander gemeenschappelijk belang; de werkbeleving van de medewerker. Net zoals andere onderdelen van Bedrijfsvoering heeft ook Personeel een korte en een lange termijnperspectief. Dat kan soms betekenen dat een onprettige korte termijnkeuze een prettig resultaat op lange termijn dient. Het gesprek tussen vertegenwoordigers van werkgever en werknemer dient onder meer om elkaar inzicht te bieden in visies en daar een gemeenschappelijk belang in te vinden.
De arbeidsmarkt ontwikkelt zich meer en meer naar een gelijkheid (wederzijdse afhankelijkheid) tussen werknemer en werkgever. Het creëren van wederzijds vertrouwen en het bieden van transparantie kan hierbij een krachtige houding blijken. Daarnaast heeft dit onherroepelijk gevolgen voor een positievere waardering van medewerkersbeleving.
Een reden te meer om zowel politiek als medezeggenschap vaker mee te nemen in de organisatievisie over personeelsvraagstukken.

Vraag 5: Wat is uw oordeel over de mate waarin deze gegevens benut worden voor de onderstaande onderwerpen?

Verkregen informatie:
Deze vraag is gericht op de wijze waarop een organisatie omgaat met de onderwerpen ‘prestatie’ en ‘ontwikkeling’. Het gaat hierbij om een oordeel van de bevraagde persoon.

De informatie vanuit de SPP-informatie wordt vaker gebruikt voor de ‘ontwikkeling van de medewerker en de organisatie.
De beoogde ‘prestatie’ die met het ontwikkelingsniveau dient te worden gerealiseerd is beduidend minder vaak onderwerp van gesprek als gevolg van SPP-informatie. In sommige gevallen zelfs helemaal niet en geen enkel geval geheel wel.
Tijdens de gesprekscyclus wordt veelal wel over prestatie gesproken. Echter blijken er soms geen indicatoren (= verwachtingen) te zijn vastgesteld, waardoor de kwaliteit van de prestatie moeizaam kan worden afgezet tegen de verwachtingen. Dit maakt het gesprek over prestatie -wellicht onbedoeld- onzuiver, waarbij een prestatie onvoldoende objectief en betrouwbaar op waarde kan worden geschat.

Toelichting:

Een vlootschouw is een ‘momentopname’, een SPP is een op de toekomst gerichte planning waarbij de vlootschouw als beginpunt en het organisatiedoel als richtpunt dient. Dat doel is een richtpunt, waarbij prestatie als prominent onderdeel dient te worden benoemd; in meetbare en gevoelsdoelstellingen.
De onderwerpen prestatie en ontwikkeling komen met enige regelmaat tussen manager en medewerker ter sprake. Maar wellicht ook tussen medewerkers onderling.
Onze overtuiging is dat indien men de verwachtingen rondom prestatie met regelmaat bespreekbaar maakt en men daarbij een ambitie verwoordt, de kans vervolgens groter wordt dat er een ontwikkelambitie als volgende logisch gespreksonderwerp volgt.
Het communiceren van duidelijke verwachtingen tussen ambtenaren, maar ook door ambtenaren met inwoners en andere ‘stakeholders’ zal het betrouwbaarheidsimago van de gemeente ten goede komen. Zeker als die verwachtingen gehaald of zelfs overtroffen worden.
De ontwikkeling van mobiliteit start dus eigenlijk bij het gesprek over prestatieverwachtingen en –indicatoren. En niet bij de ontwikkelwensen. Dit vraagt om eenzelfde omslag als waar een succesvolle decentralisatie om vraagt. De tijd is dan ook nu rijp om deze omslag te maken.

Vraag 6: In welke mate worden de gesprekken, zoals beschreven in uw gesprekscyclus, daadwerkelijk uitgevoerd?

Verkregen informatie:

In 50% van de gevallen worden de gesprekken over jaarplan, functionering en beoordeling in hoge mate (> 60%) uitgevoerd. In de praktijk is het beoordelingsgesprek het gesprek dat het vaakst wordt gevoerd. Dit zal ongetwijfeld te maken met de eventuele salariële en rechtspositionele gevolgen die een beoordeling kan hebben.
Idealiter zou aan een beoordeling een vooraf afgesproken plan ten grondslag moeten liggen; afstemmen van verwachtingen. Want hoe kun je anders een prestatie beoordelen?
Opvallend is de verkregen informatie over het Jaarplangesprek; het gesprek wordt óf in belangrijke mate wél gevoerd (<60%), of juist nauwelijks/niet (>40%) . Een middenweg blijkt er niet te zijn (geen groene balk).


Toelichting:

Het primaire doel van de gesprekken is om het contact tussen medewerker en diens manager over verwachtingen te laten plaatsvinden. Het feit dat een bepaald gesprek niet plaatsvindt hoeft nog niet te zeggen dat het contact en de afstemming over de wederzijdse verwachtingen niet tot stand komt. Wellicht is een gemeente die fase al voorbij en wordt de voortgang tijdens het dagelijks werk afgestemd. In dat geval is de beoordeling het enige benodigde formele gesprek.
Het jaarplan over prestatie en ontwikkeling kan dan onderdeel zijn van de plancyclus en het functioneringsgesprek is onderdeel geworden van de dagelijkse afstemming.

In dat geval is ook het geven van positieve en opbouwende feedback een gewoonte in het gedrag binnen een organisatie.

De bijdrage van GreenshootHR:
We gaan graag met u en uw management in gesprek over het belang van prestatie en ontwikkeling. We brengen het gesprek op gang, begeleiden de interactie van het perspectief van management, P&O, medewerkers en andere belanghebbenden.
Hiermee leggen we verbinding tussen de doelen en bedoelingen van de diverse ‘stakeholders’.
De basis van onze werkwijze is gericht op het bewust maken van de benutting van aanwezig en ontwikkelbaar talent, met de persoonlijke ambitie en die van de organisatie als vertrek- en richtpunt.

We ondersteunen via een aanbod van digitale tools voor de uitvoering van:

  • de gesprekscyclus,
  • samenvoegen en analyse van personeelsinformatie en
  • talentoriëntatie.

Steeds met het doel om u en uw organisatie blijvend beter te maken.

We nodigen u uit om contact op te nemen voor een vrijblijvend gesprek.
Mark de Vries is hiervoor het centrale contactpersoon;
devries@gs-hr.nl, 06-83526272